GED, indexation et archivage : la nécessité d’un système d’information global unifié
L’archivage de documents et l’indexation documentaire sont intrinsèquement liés à la gestion électronique des documents (GED). Interdépendants, tous doivent donc être rigoureusement pensés pour répondre à des besoins précis : les vôtres. Parce que votre production documentaire est précieuse, CSE vous accompagne dans la mise en place d’une solution de gestion des données complète :
- gestion de document électronique : faciliter le partage du flux documentaire et le travail collaboratif ;
- workflow : assurer la traçabilité des documents et process ;
- indexation : associer des repères aux différents contenus de façon à en faciliter la recherche et, in fine, l’exploitation ;
- archivage électronique : conserver l’ensemble de votre documentation en préservant son intégrité, conformément à la législation en vigueur.
Productivité, sécurisation et pérennité. Améliorez durablement vos performances grâce à une solution de dématérialisation complète.
Indexation des documents : optimisez votre processus métier
Une fois versé à votre base documentaire, un élément numérique doit pouvoir être consulté. Encore faut-il pour cela qu’il soit facilement et rapidement trouvable lors des requêtes ! Pour ce faire, il est donc important de l’indexer correctement, c’est-à-dire de lui associer différentes caractéristiques propres à lui. Concrètement, l’indexation de document consiste donc à enrichir celui-ci de données visant à faciliter sa recherche.
Ni trop, ni trop peu. En matière d’indexation, l’équilibre est roi. Aussi, notre équipe vous épaule dans l’optimisation de vos recherches futures. Ce, pour une parfaite maîtrise de la documentation, et classer vos documents et données à sa juste mesure :
- indexation des documents par mots-clés : compiler dans un gestionnaire de mots-clés ceux étant les plus pertinents, pour et parmi chaque document ;
- indexation des documents par métadonnées : décrire les caractéristiques techniques (droits d’accès, formats…), les informations générales (auteur, titre, date…) ou le contenu du document (son objet).
Pour un gain de temps notable et une meilleure efficacité, vous devez indexer des documents ? Faites appel à CSE, à Mundolsheim près de Strasbourg.
Archivage électronique de documents : préservez vos documents d’entreprise
Avec l’avènement d’Internet, des réseaux de télécommunications et applications connectées diverses, les informations traitées tendent à se multiplier. Face à cette augmentation des flux documentaires, les professionnels de tous secteurs doivent donc adapter leurs usages et méthodes. CSE les y aide en procédant étape par étape :
- définir le type de document : archives courantes, intermédiaires ou définitives ;
- définir le cycle de vie des documents : de leur création à leur échéance légale ;
- définir les objectifs de chaque archive numérique : enjeux opérationnels, obligations légales, contentieux, mémoire de l’entreprise… ;
- définir les supports de stockage : selon des critères aussi factuels que la quantité de données stockées, l’utilisation des archives électroniques, la durée de conservation de chaque archive numérique, le niveau d’autorisation requis pour y accéder, le budget…
Archivage des documents administratifs, courriers, répertoires et données numériques d’entreprise… Vous souhaitez mettre en place un projet d’archivage pérenne ? CSE vous y aide, de Châtenois à Haguenau en passant par Benfeld.
