Qu’est-ce qu’un service GED ?

Principe

Aujourd’hui, les professionnels génèrent et exploitent de plus en plus de documents électroniques. La gestion électronique de document, également appelée GED, tient donc compte des évolutions croissantes et besoins nouveaux des entreprises, notamment en matière de dématérialisation. Qu’elle soit conçue en mode Saas, via un logiciel open source, un logiciel propriétaire ou développée intégralement sur mesure, une solution GED est plurielle. Outil informatique puissant, elle permet à une société de dématérialiser l’ensemble de son processus de gestion des documents.

Dématérialisation de documents de tous types

Implantée à Mundolsheim, CSE a su s’adapter aux enjeux nouveaux en apportant à ses clients une solution de dématérialisation complète. De Saverne à Colmar en passant par Strasbourg, nous proposons en effet un service facilitant la gestion des documents dans une entreprise. Développez votre gestion numérique en disposant de vos données dématérialisées :

  • factures fournisseurs, factures clients… ;
  • contrats de travail, contrats clients… ;
  • processus métiers ;
  • courriers ;
  • fiches de paie, fiches de poste… ;
  • notes de frais ;
  • etc.

Afin de configurer une solution de gestion électronique des documents efficace et structurée, il est indispensable d’identifier tous vos besoins en la matière. Type et volume de données, stockage électronique, indexation, automatisation, workflow, signature de document électronique, archivage numérique… CSE vous accompagne dans cette étape primordiale.

Principales fonctionnalités

La gestion électronique de documents offre une multitude de possibilités :

  • numériser : faites de vos pièces imprimées des documents numériques facilement accessibles ;
  • appliquer un traitement OCR : scanner un document papier facilite son archivage électronique, mais pas nécessairement son exploitation future. La numérisation aboutit en effet à la création d’un fichier image, par essence non modifiable. L’utilisation d’un logiciel de reconnaissance optique des caractères permet donc d’assurer sa transformation numérique en plein texte, de façon à pouvoir le modifier, le rechercher par mot-clef… et donc l’utiliser plus facilement ;
  • classer : bien indexer favorise la recherche de documents numérisés et leur utilisation ;
  • stocker : l’infrastructure déployée doit être ajustée à l’ensemble des documents disponibles, mais aussi prévoir des copies de sauvegarde pour vous prémunir en cas de problème ;
  • diffuser : la solution GED doit définir le cadre régulant la diffusion des documents ainsi que les droits d’accès aux documents, en tenant compte de vos besoins et des spécificités de votre métier ;
  • signer électroniquement : un service GED peut vous permettre d’apposer votre signature numérique tout en préservant l’intégrité du document et sa valeur juridique. Pour profiter d’un procédé fiable d’authentification et d’une signature rapide, il suffit pour cela d’y intégrer un parapheur numérique. Les documents signés électroniquement peuvent ensuite être regroupés par signataire, pour faciliter leur gestion ;
  • archiver : parmi tous vos documents d’entreprise, tous ne vous sont pas forcément utiles quotidiennement. Selon la nature des données et documents, certains doivent toutefois être conservés un certain temps dans votre système documentaire.

Avez besoin de procéder à la dématérialisation de courrier ? De recourir à un service de signature électronique ? Et si vous contactiez CSE ?

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L’utilité de la gestion électronique des documents

Vous souhaitez gagner du temps dans le traitement des documents de votre entreprise ? Notre solution GED vous offre nombre d’avantages :

  • centraliser les documents dans un référentiel unique pour toute l’entreprise ;
  • standardiser les pratiques documentaires ;
  • gérer les documents facilement à chaque étape de leur cycle de vie ;
  • automatiser le classement des documents et faciliter la recherche grâce à une base de données spécifique ;
  • faciliter le partage de documents et le travail collaboratif, en interne comme en externe ;
  • assurer une réduction des coûts en couplant économies d’impression, gain de temps et meilleure productivité ;
  • sécuriser l’accès aux documents en déterminant les collaborateurs autorisés à les consulter ;
  • garantir la traçabilité des évolutions d’un document ;
  • garantir la conservation des documents selon les règles en vigueur ;
  • etc.

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